“Dames en heren, luister eventjes. De vergadering volgende week- Jullie horen mij niet? Oh, ik sta op mute...”
We kennen het allemaal... Het moment van schaamte wanneer je veronderstelt dat je alles begrijpt en weet hoe iets werkt, maar er dan toch net weer wat mis gaat.
Soms kan werken met een redelijk nieuw digitaal programma zorgen voor ongemakkelijke situaties. Al helemaal als je digitaal werken niet gewend bent. In deze blog zoomen we in op het programma Microsoft Teams.
Teams heeft verschillende handige functies die online samenwerken erg makkelijk maken. Maar vergis je niet, één klik op een knop en je wazige achtergrondeffect is plots weg terwijl je net je was achter je hebt opgehangen. Of misschien heb je weleens meegemaakt dat je een tabblad deelt waarop je dacht dat je presentatie stond, terwijl iedereen eigenlijk naar je winkelmandje bij Wehkamp keek.
Klinkt dit bekend? Tijd voor een spoedcursus ontwijken van beschamende fouten op Microsoft Teams! Wij hebben enkele veelgemaakte foutjes voor je op een rijtje gezet:
1: Onbedoelde wijzigingen aanbrengen in een gedeeld document
Je hebt een belangrijke vergadering. Van te voren is de link naar het overleg gestuurd, samen met een document die tijdens de vergadering doorgenomen zal worden. Je besluit alvast de informatie in dit document door te nemen, zodat je goed op de hoogte bent van de inhoud. Het is een lang document en je merkt dat je je focus begint te verliezen. Na de laatste pagina te hebben gelezen maak je snel een kop koffie.
Na een paar slokken schuif je weer terug achter je laptop. Je bedenkt je dat je na de vergadering nog eventjes wat gegevens naar een collega moet doorsturen. Snel typ je in het openstaande document op je scherm je to-do lijst voor na het overleg. Als je nog eens goed kijkt, zie je dat je net je to-do lijst in het document voor de belangrijke vergadering geschreven hebt! En nu? Snel klik je het document weg. Je hebt het expres niet opgeslagen, zodat je aanpassingen verloren gaan.
De belangrijkevergadering begint en op de laatste pagina staat je to-do lijst. Iedereen kan nu zien wat jij na de vergadering nog moet doen. Hoe kan dat nou?
Bestanden op Teams zijn online bestanden. Dit betekent dat alle wijzigingen automatisch worden opgeslagen. Wegklikken zonder opslaan heeft in deze situatie dus geen zin. Hoe los je dit dan wel op?
Klik op de Titel van het document links bovenin je scherm en ga naar Versiegeschiedenis.
Vervolgens kun je een vorige versie van het document kiezen en deze herstellen. Fijn is dat de namen van de personen die het document bewerkt hebben erbij staan, samen met de tijd waarop de wijzigingen zijn aangebracht. Zo kun je makkelijk de oude versie terugvinden. Selecteer de oude versie van het document en kies Terugzetten. Nu is het document terug naar het oude en zijn jouw wijzigingen niet meer te zien!
2: Vertellen over dingen die je luisteraars niet zien
Iedereen maakt het weleens mee. Je hebt je scherm gedeeld en je bent enthousiast aan het vertellen over wat de deelnemers op je beeld zien, maar achteraf blijkt dat niemand weet waar je het over had.
Dit kan gebeuren wanneer je bij het delen van je scherm kiest voor de optie ‘Venster’ (in het Engels ‘Window’). Dit zorgt er namelijk voor dat je enkel één venster deelt. Open je nieuwe vensters, pagina's of tabbladen binnen het venster die je deelt, kunnen deelnemers deze niet zien.
Voorbeeld: als jij je Powerpoint presentatie opent met de optie ‘Venster’ en vervolgens de slideshow start, zien je deelnemers nog steeds het beginscherm van de Powerpoint presentatie.
Je lost dit op door je scherm te delen met de optie ‘Scherm’ of in het Engels ‘Desktop’. Hiermee worden alle vensters die je opent gedeeld.
Tip: Log met een tweede apparaat in om je eigen presentatie te kunnen volgen vanuit het oogpunt van je luisteraars. Zo weet je zeker dat alles waar je over wilt vertellen te zien is.
3: Echo’s
Je hebt vast weleens gehoord hoe het klinkt als er een echo is tijdens een meeting. Het maakt het lastiger iemand te verstaan en de echo kan afleidend zijn. Hoe voorkom je dat je jezelf of iemand anders dubbel hoort tijdens een vergadering?
Een makkelijke tip hiervoor is het gebruiken van oortjes of een koptelefoon. Dit dempt je omgevingsgeluid. Daarnaast is het fijn als je jezelf mute wanneer je zelf niet aan het woord bent. Zo verstoor je degene die praat niet met eventueel achtergrondgeluid.
Let op! Gebruik je een shortcut om jezelf te muten (met toetsen op je toetsenbord), controleer dan of je ook echt gemute bent. Zo zorg je ervoor dat andere deelnemers van de meeting niet mee hoeven te luisteren wanneer je tussendoor even aan een huisgenoot vraagt wat zijn of haar plannen zijn voor de feestdagen.
De tweede tip geldt wanneer je een tweede apparaat gebruikt in dezelfde meeting (lees de tip bij fout 2): Controleer of je jezelf op het tweede apparaat gemute hebt én zet het volume van dit apparaat uit. Op deze manier praat je niet door beide apparaten en hoor je niet je eigen verhaal door de tweede laptop of mobiele telefoon. Geen echo meer dus!
4: Vergeten te stoppen met scherm delen
De opluchting glijdt van je schouders na het geven van een lange en belangrijke presentatie. Je moment in de spotlight is voorbij. Tijd om een beetje achterover te zitten en de adrenaline te laten zakken. Je favoriete collega stuurt je een chat om te vragen hoe je het vond gaan. Je reageert dat het goed ging, maar je vond de feedback van je manager wel wat negatief. Dat is het moment dat je manager je vertelt dat je je scherm nog deelt...
Om een situatie als dit te voorkomen let je op het volgende: wanneer je je scherm deelt, verschijnt er een rode lijn rondom je scherm. Wanneer deze lijn niet meer in beeld is, weet je zeker dat je niet meer aan het delen bent. Dan kun je veilig bespreken met je collega's hoe je presentatie ging!
Overige tips:
Buiten bovenstaande foutjes, hebben we nog enkele korte tips voor je om vervelende situaties te vermijden:
- Let goed op dat je privé chats niet per ongeluk in een meeting chat stuurt in plaats van naar je collega. Deelnemers van de meeting hoeven niet te weten hoeveel trek jij op dat moment hebt in een loempia van de markt om de hoek!
- Wanneer je een scherm deelt, zorg dan dat je geen berichtjes ontvangt van je collega's. Zet van te voren je berichtmeldingen tijdens meetings uit door via Instellingen naar meer te gaan. Selecteer Instellingen > Meldingen. Selecteer dan Bewerken naast Vergaderingen en oproepen en klik op de schakelknop voor Meldingen dempen tijdens vergaderingen en gesprekken. Klaar is Kees!
- Zorg dat je een meeting aan het eind echt verlaat en niet gewoon wat anders gaat doen. Vooral wanneer een vergadering wordt opgenomen. De vergadering, en daarbij de opname, wordt namelijk pas beëindigd wanneer de laatste deelnemer de vergaderingsruimte heeft verlaten.
- Sluit voordat je je scherm deelt je persoonlijke en privé vensters af. Zo voorkom je dat deelnemers meekijken met je mail óf je Wehkamp winkelmandje.
Waarschijnlijk kun je enkele van bovenstaande situaties wel afvinken. Geen paniek! Het is iedereen weleens overkomen. Daarnaast heb je nu een lange lijst van handige tips waar je aan kunt denken wanneer je de volgende keer Microsoft Teams gebruikt. Laat de ongemakkelijke chats, per ongeluk gedeelde privé vensters en afleidende echo's achterwege. Je bent nu klaar om online te vergaderen als ervaren Teams gebruiker!
