Zo gebruik je de bestanden-functie in Teams optimaal
Door corona heeft werkend Nederland Teams (her)ontdekt. Maar je kunt meer met Teams dan alleen vanuit huis vergaderen: je kunt ook chatten of bestanden delen. Dat laatste doe je met de functie Bestanden. Het is handig daar wat meer over te weten, want als je hem weet te gebruiken kun je heen en weer mailen van documenten of presentaties achterwege laten. Scheelt tijd en moeite! Wees slim, lees je in.
Hoe kom je bij de bestanden-functie?
De bestanden-functie van Microsoft Teams vind je direct na het openen van Teams links in de kolom aan de zijkant. Het is de zesde knop van boven, onder “Oproepen” en boven de drie bolletjes.
Functies binnen de bestanden-functie: weergave en cloudopslag
Weergave: “Recent” en “Microsoft Teams” (vaak ook “Downloads”)
Binnen de bestanden-functie zelf zijn ook weer een aantal knoppen om op te klikken. In de linker kolom vind je bestanden gegroepeerd in sowieso twee mappen “Recent”, “Microsoft Teams". De namen van deze mappen spreken voor zich: in die eerste map staan bestanden die recent zijn geopend. Dat kunnen dus zowel bestanden uit Teams als bestanden uit je persoonlijke (en privé) cloudopslag zijn. In Teams staan bestanden als ze in Teams (bijvoorbeeld in de chat) zijn gedeeld.
Verder vind je daaronder vaak nog de knop “Downloads". Hierin staan bestanden die alles te maken hebben met downloaden, of ze nu worden gedownload of als je ze al gedownload hebt.
Behalve “Recent”, “Microsoft Teams” en “Downloads” is er nog een andere optie: “OneDrive”, onder “Cloudopslag". Hier staan alle bestanden die zich in de Cloud – een online externe opslag, een virtuele USB-stick – bevinden. Behalve OneDrive kun je vaak ook andere cloudopslagen koppelen aan Teams, waaronder OneDrive van Google
Wat je precies met een bestand kunt, verschilt per groep die je hebt gekozen. Met een bestand in OneDrive kun je doorgaans meer omdat het zich in je privéopslag bevindt. We leggen alles uit, maar beginnen bij Teams.
Gedetailleerd zoeken naar bestanden in Teams
Als je op een groep klikt in de kolom zie je vervolgens nuttige details van een bestand, zoals wanneer het is bewerkt (“Bewerkt” of “Modified”) en waar (“Locatie” of “Location”).
De bestanden kunnen ook op deze details worden gesorteerd, handig als je op zoek bent naar één dat bijvoorbeeld werd gedeeld in één kanaal.
Bestanden openen in Teams
Een heel prettige optie in Teams is om bestanden te openen. Je hoeft het bestand daardoor namelijk niet te downloaden. Nog een voordeel is dat als het bestand is aangemaakt en opgeslagen in Microsoft-software (bijvoorbeeld Word of PowerPoint) je deze niet eens op je computer hoeft te hebben om het te kunnen bekijken en bewerken.
Je kunt een bestand direct openen door op de naam te klikken, maar je kunt ook nog kiezen hoe je dat doet door naast de naam op de drie puntjes te klikken. Vervolgens zie je “Teams (standaard)” en “Browser”. Met “Browser” open je het bestand in de browser, ook zonder specifieke software.
Wil je het bestand toch op je eigen computer openen zodat je het offline kunt bewerken? Je kiest dan voor “...bureaublad-app" (zie ook onderstaand screenshot). Let op: je hebt hiervoor wel de software nodig.
Functies voor bestanden in de cloudopslag:
Hier bij kun je snel schakelen naar de bestanden die in de Cloud opslag staan. Ook kan het handig zijn om in de online teams omgeving snel bestanden te uploaden naar jou persoonlijke OneDrive of Cloud opslag.
Je kunt bestanden openen, nieuwe aanmaken en op je computer bestaande documenten uploaden.
De volgende drie knoppen zijn ook handig om aan te draaien:
- Naast “Synchroniseren” kun je kiezen om de bestanden in de browser te openen;
- Je kunt de weergave aanpassen met de tekst links van het pijltje omlaag.
We hopen dat je nu de bestanden-functie in Teams beter kunt gebruiken. Kijk ook bij onze andere blogs, of neem contact met ons op. We helpen je graag verder!
