Tijdens je online werkdag eventjes via een call bijkletsen met een collega? Of je laatste half uur spenderen aan het doorscrollen van je Powerpoint presentatie om de minuten sneller voorbij te laten gaan? Je werkgever kan dit allemaal zien!
Niet iedere werkgever zal deze statistieken nauwkeurig bijhouden. De meesten vinden het belangrijker dat er doelen nagestreefd en behaald worden voor een bepaalde deadline. Wees dus niet bang dat je werkgever iedere minuut bijhoudt wat jij in je werktijd uitspookt.
Toch kan het handig zijn om te weten wat jouw baas over jouw Microsoft gebruik kan zien. In deze blog zoomen we in op de statistieken voor Microsoft Teams.
Het bekijken van deze statistieken gaat via Microsoft 365 Admin Center. In deze digitale omgeving zijn ook gegevens te vinden over andere programma's dan alleen Teams. Hierover later meer.
Teams heeft een eigen pagina binnen de Admin Center. Hier kan jouw werkgever gegevens terugzien tot 180 dagen geleden. Op de pagina voor Teams zijn verschillende tabs te vinden.
Hieronder zullen wij enkele tabs uitlichten:
Rapport over het gebruik van apps
De informatie onder de tab Gebruik van apps is op organisatieniveau. Je werkgever kan de statistieken hier dus niet per werknemer zien.
Onder deze tab kan gezien worden welke apps binnen Teams gebruikt zijn. We hebben het hier dan over ‘activiteit’, ‘chat’, ‘agenda’, etcetera. Ook andere apps van Microsoft die via Teams gebruikt worden, worden weergegeven onder deze tab. Denk hierbij aan Excel en Forms.
Je werkgever ziet alleen hoeveel personen de apps gebruikt hebben en hoevaak de app in totaal gebruikt is.
Gebruikersrapport voor apparaat
Onder de tab Teams apparaat gebruik is te zien welk apparaat door de werknemers gebruikt wordt om op Teams te gebruiken. Denk hierbij aan Windows, Mac, iOS, Android of via het Web.
Deze statistieken worden weergegeven op organisatieniveau en op gebruikersniveau. Het is dus ook te zien per werknemer welk apparaat hij of zij gebruikt.
Teams gebruik - Afgelopen vergaderingen
Deze tab geeft een overzicht weer van alle teams binnen het Teams programma van je werkgever. Er is een tabel gevormd waarin per team terug te zien is hoeveel berichten geplaatst zijn, het aantal reacties op deze berichten, het aantal urgente berichten en het aantal vergaderingen. Deze statistieken zijn op organisatieniveau.
Echter, wanneer er op de titel van een team geklikt wordt, komen alle leden in beeld. Na het klikken op één van de leden, wordt informatie over de activiteit van dit lid weergegeven. Te zien is hoeveel vergaderingen en belletjes de persoon de afgelopen zeven dagen heeft ge. Daarnaast staat er een overzicht van de gehele belgeschiedenis, waar alle telefoontjes via Teams terug te vinden zijn. Deze informatie is erg gedetailleerd en bestaat uit de tijd waarop het telefoontje plaatsvond, de duur, het aantal deelnemers en wie deze deelnemers waren.
Teams gebruikersactiviteit
Onder de tab Teams gebruikersactiviteit is meer informatie over de verschillende kanalen binnen de teams te vinden. Er wordt een overzicht weergegeven van het totaal aantal berichten en reacties in een kanaal.
Daarnaast kan per kanaallid bekeken worden wat de activiteit binnen het kanaal is. Hoeveel berichten, reacties en chats hebben zij geplaatst? Hoeveel vergaderingen en 1:1 telefoontjes hebben zij gehad? Er is zelfs terug te vinden hoe lang je je microfoon en camera aan hebt gehad tijdens al je vergaderingen. Verder staan er gegevens met betrekking tot je screensharing tijd en op welke datum je voor het laatst actief bent geweest. Vrij gedetailleerd dus!
Microsoft 365 Admin Center
Nu we de meeste tabs besproken hebben, gaan we nog even kort terug naar Microsoft 365 Admin Center. Zoals eerder in deze blog al genoemd, kan je werkgever ook statistieken terug vinden die niet met Microsoft Teams te maken hebben. We lichten nog even twee pagina's van de Admin Center uit:
Productiviteit score
Op deze pagina wordt gekeken naar hoe de leden van een organisatie Microsoft Office 365 gebruiken. Denk hierbij aan het aantal communicatiestijlen die door de leden gebruikt wordt of aan hoe effectief de functies op Teams ingezet worden. Deze statistieken worden allemaal op organisatieniveau weergegeven. Uit al deze gegevens komt een score die vervolgens vergeleken kan worden met de score van een soortgelijke organisatie. Deze informatie kan goed van pas komen voor je werkgever om te zien op welk gebied zijn of haar werknemers misschien wat meer ondersteuning nodig hebben.
Gebruik
Welke apps en services gebruiken de leden van een organisatie binnen Microsoft Office 365? Deze pagina geeft op organisatieniveau het aantal actieve gebruikers per app of service weer. Onder Microsoft services vallen bijvoorbeeld Onedrive, Skype en Sharepoint. Voorbeelden van apps zijn Excel, Outlook, Powerpoint en Word. Ook kan op deze pagina je e-mail en Teams activiteit teruggevonden worden. Op een aparte tab binnen de ‘Gebruik’ pagina zijn alle gebruikersnamen te zien samen met de laatste activiteit per service.
Chatberichten
Nog een laatste, niet al te onbelangrijk, weetje: je werkgever kan wanneer nodig je chatberichten inzien. Dit zullen zij niet zonder reden doen, maar kan bijvoorbeeld wel voor komen wanneer zij een inkijkje willen krijgen in bepaalde belangrijke zaken (zoals (cyber)pestgedrag op de werkvloer). Werkgevers zijn wel verplicht de gehanteerde richtlijnen voor het inzien van chatberichten duidelijk te documenteren in een regelement.
Zoals je ziet wordt je activiteit binnen de Microsoft apps tot in detail bijgehouden en kan jouw werkgever op veel gebieden meekijken met wat je doet tijdens werktijd.
