Effectief e-mailen: zo doe je dat!
Mailen is populair op het werk, zeker nu door corona communicatie via het scherm door meer mensen is ontdekt. Effectiever mailen heeft dus grote impact op bedrijfsprocessen. Een wirwar van woorden vertraagt niet alleen de gang van zaken, maar leest ook niet fijn. Met de volgende 8 tips - waarvan: 5 stijltips & 3 technische - maak je zakelijke e-mailcommunicatie sneller én beter leesbaar.
Tip 1: Geef mails een doelgericht onderwerp
Een e-mail zonder onderwerp is als een kind zonder naam: niet doen dus (tenzij je het kind van binnen en buiten kent, onze metafoor voor een e-mail aan jezelf).
In plaats daarvan kies je het liefst voor een titel waardoor direct duidelijk is aan de ontvanger wat het doel is van de mail. Ter handreiking kun je gebruikmaken van onderstaand stappenplan:
- Begin met de taak die je hebt voor de lezer. Markeer hem duidelijk, bijvoorbeeld met vierkante haken. Vervolgens benoem je het project waar de taak betrekking op heeft.
Schrijf bijvoorbeeld: “[Feedback nodig] Nieuw product” of “[Training] - Om het voor de ontvanger echt zo prettig mogelijk te maken, schrijf je er ook bij hoeveel tijd het ongeveer kost deze uit te voeren. Bijvoorbeeld: “[5 minuten lezen] Instructie”, “[5 minuten enquête invullen] Feedback gevraagd”.
Meestal duurt een taak die je aanvraagt per mail niet zo lang, en op de werkvloer willen mensen nu eenmaal graag weten waar ze aan toe zijn. Door dat duidelijk te maken worden verzoeken aantrekkelijker en vaak sneller ingewilligd.
Tip 2: wees actief voor effectiviteit – begin met je hulpvraag.
Vat de koe bij de horens. Soms is er de neiging om te beginnen met uitleggen waarom je iets nodig hebt, maar op de werkvloer is het juist fijn als je direct to-the-point komt. Je vraagt een zakelijke taak, niet eeuwige liefde. Nadat je duidelijk maakt wat je wilt kun je altijd nog toelichting geven.
Om je mail nog overzichtelijker te maken, voer je na je vraag een witregel in.
Tip 3: Houd mailen kort en bondig.
Vermijd lange zinnen, verhulde vragen, indirecte aanspreekvormen, vaktermen of achtergrond (bijvoorbeeld wat je in het weekend hebt gedaan) als dat eigenlijk niet nodig is. Schrijven is schrappen!
Tip 4: Maak het gesprek effectief, maak het makkelijker.
Herhaal de vraag van de verzender. het liefst op een overzichtelijke manier (bijvoorbeeld met bulletpoints en in een andere kleur). Handig voor je collega en jou: je maakt zo nog eens duidelijk waar het precies om gaat en je memoreert het voor jezelf ook nog eens.
Je kunt ook losse zinnen (vragen) van de verzender kopiëren en plakken. Voor extra duidelijkheid geef je deze een andere kleur of lettertype.
Tip 5: Houd een boodschap zo veel mogelijk bij één onderwerp.
Daarmee bedoelen we: begin niet een nieuw onderwerp over dezelfde kwestie. Je vroeg bijvoorbeeld om notulen, maar ontving ze niet allemaal. Start dan niet een nieuwe mail met een nieuw onderwerp waarin je opnieuw vraagt om die notulen, maar vraag door binnen de mailconversatie die je in eerste instantie was gestart. Zo houdt iedereen overzicht in de mailbox.
Ten slotte zijn onderstaande drie tips erg handig om je e-mailverkeer voor jezelf makkelijker te maken.
Tip 6: Een standaard antwoordmethode.
Zorg ervoor dat je standaard antwoordmethode is ingesteld om maar naar één persoon te mailen, ook als bij de mailing oorspronkelijk meerdere gesprekspartners waren. Zo houd je meer controle over welke informatie waar terecht komt.
Tip 7: Iemand toevoegen aan gesprekken.
Laat het anderen weten als je iemand betrekt of juist weghaalt uit het gesprek. Zo weten andere ontvangers waar ze aan toe zijn.
Tip 8: Fout gemaakt in verzonden e-mail.
Een spelfout gemaakt in een e-mail? Outlook heeft de optie om het verzenden van je e-mail ongedaan te maken. Je kunt de tijd die je daarvoor hebt oprekken in de instellingen onder ‘Instellingen’ en vervolgens bij ‘Verzenden ongedaan maken’. Bij veel andere e-mailproviders (Gmail, Yahoo) kan dit ook.
Wil je meer weten over handige functies binnen e-mail, Teams en OneNote? Kijk dan gerust verder op onze site. Meer informatie nodig? Graag sturen we je effectief een mail!
