“Die vergadering was toch vandaag? Hoe bedoel je gisteren? Ik durf te wedden dat je een grapje met me uitha- Niet dus...”
Heb jij het weleens meegemaakt? Je agenda niet goed bijhouden waardoor je helemaal vergeet dat je gisteren zou deelnemen aan een belangrijke vergadering? Niet heel handig...
Een volle agenda kan voor chaos in je hoofd zorgen, vooral als je niet de beste planner bent! Toch handig dat de Microsoft Outlook agenda je veel meer opties biedt dan alleen het inplannen van al je activiteiten. Er zijn tal van tips en tricks om jouw agenda overzichtelijker te maken.
In deze blog kijken we naar drie onderwerpen binnen de Outlook agenda die jou een handje kunnen helpen bij het plannen van je activiteiten:
1. Je Outlook agenda personaliseren
Het gebruiken van de Outlook agenda maak je nóg fijner door hem naar jouw wensen in te stellen. Je kunt aanpassingen maken door naar Bestand > Opties > Agenda te gaan.
Opties voor Outlook agenda.
Je kunt er ook voor kiezen om het kleine pijltje rechts naast ‘schikken’ bovenin te selecteren. Je krijgt dan dezelfde pop up om opties voor je agenda te wijzigen.
Opties voor Outlook agenda (via menu Schikken)
1.1: Werkdagen aan je agenda toevoegen
Heb je wisselende werkdagen? Of vind je het fijn om te zien wanneer je tijd hebt om je vergaderingen of persoonlijke afspraken in te plannen? Dan kun je je werkdagen aan je Outlook agenda toevoegen!
Om je werkdagen in te stellen, ga je bij de pop up voor Opties naar de sectie Werktijd. Je kunt hier aanvinken welke dagen je werkt en op welke tijden. In één blik een overzicht van wanneer je op de werkvloer aanwezig bent (of achter de laptop in je thuiskantoor). Problem solved!
Outlook opties: werktijden instellen
1.2: Vergaderingen inkorten
De ene online vergadering is nog niet afgelopen en een nieuwe gaat al van start... Je gaat van hot naar her (metaforisch gesproken natuurlijk, je zit achter een beeldscherm...) zonder tijd voor een toiletbezoekje of een snelle snack. Hoe kun je je tijd slim inplannen om dit te voorkomen?
Outlook heeft een oplossing! Je kunt in je agenda de optie selecteren om vergaderingen die je inplant automatisch iets in te korten. Normaal gesproken zal er door Microsoft een half uur of uur voor een vergadering worden uitgetrokken. Als je in de opties naar de sectie Agenda-opties gaat, kun je het vakje Afspraken en vergaderingen verkorten aanvinken. Bij het dropdown-menu ernaast komt dan Vroeg eindigen te staan. Ook is er de mogelijkheid om de inkorttijd aan te passen. Wil je vijf minuten of tien minuten pauze tussen je vergaderingen? Je kunt dit laten afhangen van de duur van je vergadering. Eindelijk tijd om na die lange afspraak even snel een croissantje naar binnen te werken!
Vergaderingen inkorten
1.3: Kalenderweken
Week 1 is de eerste week van januari en week 52 de laatste van december... Alle weken daartussenin? Geen idee!
Heb jij weleens dat je collega zegt: “Laten we de vergadering in week 13 plannen”? En ben jij dan de persoon die even snel googelt wanneer het week 13 is? Er is een veel snellere manier om je beschikbaarheid per kalenderweek te bekijken. Scrol in de Opties pop up naar Weergaveopties. Hier staat een vierkantje met de tekst Weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator. Vink deze aan en de nummers van de kalenderweken zullen links naast de maandweergave van je agenda verschijnen.
Kalenderweken maandweergave agenda
1.4: Verschillende tijdzones
Je ligt nog heerlijk te slapen wanneer je telefoon hard overgaat. Je neemt op en je werkgever klinkt aan de andere kant van de lijn. Je bent de vergadering met een Japans bedrijf vergeten! Je kijkt naar de tijd op je telefoon en ziet dat het half zeven 's ochtends is...
Het kan erg moeilijk zijn om een vergadering in te plannen met bedrijven of personen die zich in een andere tijdzone bevinden. Al helemaal wanneer je wil voorkomen dat iemand wakker gebeld moet worden... Gelukkig heeft Outlook een handig trucje waarbij je kunt zien hoe laat het in een andere tijdzone is.
Ga in Opties naar de sectie Tijdzones. Je kunt hier je eigen tijdzone een labelnaam geven. Daarnaast kun je andere tijdzones met een eigen label toevoegen. De tijden en naam van deze tijdzone verschijnen nu in je agenda. Zo kun je in één oogopslag zien welke tijd je het beste een vergadering kunt inplannen met iemand aan de andere kant van de wereld. Super handig!
Weergave tijdzones Outlook agenda
2. Agenda weergaven
Meer overzicht creëren in je agenda zodat je duidelijk je activiteiten kunt bekijken? Experimenteer dan met alle verschillende opties om je geplande activiteiten weer te geven.
2.1: Het weergeven van je geplande activiteiten
Vier vergaderingen vandaag, drie morgen en vijf overmorgen... Wat een drukte! Door de bomen zie je het bos even niet meer...
Als je je wilt focussen op de activiteiten van een bepaalde dag in je week, kun je boven in het lint bij Schikken klikken op Dag. Je kunt ook kiezen voor een week-, werkweek-, maand- of planningsweergave. Precies wat jij fijn vindt!
Schikken op Dag, Werkweek, Week of Maand
Wil je een paar losse dagen bekijken? Selecteer dan een dag, houd Ctrl ingedrukt en klik dan op de andere losse dagen waarvan je je activiteiten wilt zien.
2.2: Meerdere agenda's weergeven
Wil je meerdere agenda's naast elkaar leggen om bijvoorbeeld jouw agenda en die van je collega met elkaar te vergelijken? Dan kun je links onderin de gewenste agenda's selecteren. Nu komen ze naast elkaar te staan. Door op het pijltje naast de tweede kalender te klikken, worden de agenda's samengevoegd. Elke kalender heeft een eigen kleur, waardoor je goed onderscheid kan maken tussen de verschillende activiteiten.
Meerdere agenda's in één agenda weergeven
2.3: Kleurcodering
Een handige manier om overzicht te krijgen in je agenda? Sorteren! Probeer bijvoorbeeld eens de kleurcodering techniek om je verschillende soorten activiteiten te labelen en zo te sorteren. Je hebt in de Microsoft Outlook agenda twee manieren om kleurcodering toe te passen:
De eerste manier luidt als volgt: klik met je rechtermuisknop op een activiteit in je agenda en ga naar categoriseren. Je kunt hier verschillende kleurlabels kiezen, maar ook namen aan de labels geven.
De tweede manier heet ook wel conditional formatting (voorwaardelijke opmaak). Wil je bijvoorbeeld al je vergaderingen en afspraken met je baas zien? Ga dan naar Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke opmaak. Je krijgt nu een pop up waar je een nieuwe regel kunt toevoegen. Geef deze een naam en kleur en klik vervolgens op Voorwaarde links onderin. Hier kun je aangeven waar de regel aan moet voldoen. In dit voorbeeld moet de vergadering aangemaakt zijn door je baas. Bij Georganiseerd door vul je dan de naam van je baas in. Alle vergaderingen en afspraken die door je baas zijn georganiseerd, zullen de gekozen kleur krijgen. Nu kun je precies zien wanneer je even een nette blouse moet aantrekken in plaats van je comfortabele trui!
kleurcodering vergaderingen Outlook agenda
3. Vergaderingen inplannen in je Outlook agenda
Vergaderingen inplannen, tijden en data checken of afspraken doormailen naar een bedrijf… Het kan allemaal via je Outlook agenda. Hieronder wat tips om het inplannen van je vergaderingen een stukje makkelijker te maken.
3.1: Je agenda op een tweede scherm
Switch jij steeds van je mailbox naar je agenda en dan weer even naar je taken om je afspraken in te plannen? Open dan een tweede scherm! Klik met je rechtermuisknop op het agenda icoontje en selecteer Openen in nieuw venster. Nu kun je je agenda en je mailbox naast elkaar houden.
3.2: Vergaderingen dupliceren
Iedere week dezelfde vergadering en ook bij iedere week in je agenda zet je deze er stap voor stap in, maar dan met een nieuwe tijd en datum. Dat kan veel sneller…
Klik op de activiteit die je wilt dupliceren, gebruik de toetsen Ctrl + C, klik op de tijd en datum dat je de activiteit wilt hebben en gebruik Ctrl + V. Je hebt nu een kopie van deze activiteit. Dubbelklik om de details aan te passen.
3.3: Plannen vanuit je mailbox
Krijg je een Teams vergadering via de mail doorgestuurd en wil je deze in je agenda zetten? Sleep de mail met het vergaderingsverzoek naar het agenda icoontje links in je beeldscherm. Je kunt nu ook direct de details voor deze activiteit aanpassen.
3.4: Vergadering met meerdere mensen plannen
Je wilt een nieuwe vergadering met meerdere collega’s inplannen. De één heeft om twaalf uur wel tijd, maar nummer twee heeft om half één een andere afspraak. Nummer drie werkt vandaag maar tot vier uur… Je bent al een half uur aan het puzzelen met de tijd. Op welk moment kan nu iedereen?
De Outlook agenda heeft een functie die je met een probleem als deze kan helpen. Wanneer je een nieuwe vergadering aanmaakt en alle deelnemers (zowel vereist als optioneel) hebt toegevoegd, kun je op planningassistent klikken. Je krijgt nu een overzicht van alle deelnemers en op welke tijden zij beschikbaar zijn. Op deze manier kun je in een oogopslag zien hoe laat alle deelnemers een plekje vrij hebben voor een vergadering.
Door de functie Autoselectie te selecteren, zoekt Outlook zelf naar het eerstvolgende moment dat alle deelnemers beschikbaar zijn.
3.5: Je agenda delen via de mail
Wil je een activiteit inplannen met iemand buiten je organisatie? Dan is het misschien handig om je agenda naar je contactpersoon van de andere organisatie te mailen. Creëer een nieuwe e-mail, ga naar invoegen en selecteer agenda. Er verschijnt nu een pop up waar je het datumbereik kunt aanpassen, evenals de details die je contactpersoon kan zien. Zo kan de andere organisatie bekijken wanneer je beschikbaar bent voor een vergadering of andere afspraak.
Aan tips en trucjes geen gebrek in deze uitgebreide blog. Als je deze tips toepast, hoef je in ieder geval niet meer bang te zijn dat je nog een vergadering zal vergeten. Aan de slag dus! Op zoek naar meer informatie over Microsoft? Lees dan ook onze andere blogs.
