fbpx

Gebruik jij hem ook vaak? De Paperclip knop in Outlook om zo een bijlage bij je email te voegen?

Met twee muisklikken deel je een document met meerdere collega’s. Handig toch?

Als je verder geen reactie op de inhoud van hen verwacht, is er nog niet zoveel aan de hand. Maar wat als iemand reageert door een bijgewerkte versie van jouw bestand terug te sturen? Of erger, als hij deze stuurt naar alle geadresseerden van jouw eerste email? En er misschien zelfs nog andere ontvangers aan toevoegt. 

Meerdere kopieën van hetzelfde bestand

Binnen notime staan er meerdere versies van jouw document op een groot aantal verschillende locaties.

Hoe houd je dan nog controle over jouw document en hoe zorg je ervoor dat iedereen de meest recente versie gebruikt?

Gelukkig kan dit tegenwoordig anders… De werkwijze is hetzelfde…., nou ja, bijna hetzelfde. Je verstuurt nu geen kopie van je bestand meer, maar een LINK naar het originele bestand.

Met een paar klikken stel je de link zo in dat de ontvanger precies dat ermee kan doen wat jij wilt. Bijvoorbeeld wel of niet bewerken of wel of niet kunnen doorsturen naar anderen.

En het mooie is. Als er na het versturen nog aanpassingen in het bestand gemaakt worden, dan heeft iedereen toch nog steeds de meest recente versie.

 

Je gebruikt hiervoor de knop Delen.

Deze knop vind je op steeds meer plekken op jouw computer.

Natuurlijk in OneDrive en SharePoint, maar ook in de apps van Microsoft zoals Word, Powerpoint en Excel.

Delen van bestanden kan op steeds meer plekken

Je kunt zelfs direct vanuit Windows Verkenner een bestand delen met anderen.
Als je op deze knop klikt dan verschijnt het delen venster. Je kunt hier de opties voor de link instellen zoals jij dat wilt. Je kunt aangeven wie de link kan gebruiken en of de ontvanger het bestand mag bewerken. Het is zelf mogelijk het bestand met een wachtwoord te beveiligen.

 

Delen venster

Het gaat voor deze video te ver om alle opties in detail te bekijken. We hebben hier andere video’s en documentatie voor gemaakt. Mocht je deze willen ontvangen, laat het dan weten in de commentaren hieronder. Ik stuur je de informatie dan toe.

Heb jij al ervaring opgedaan met het gebruik van de Delen knop? Deel deze dan ook via de opmerkingen hieronder. We zien je reactie graag verschijnen.

Bekijk hier onze video over dit onderwerp op LinkedIn.

Pin It on Pinterest

Share This